Tietosuoja

TIETOSUOJASELOSTE

Nordic Wellness Group Oy

1. Yleistä

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Nordic Wellness Group Oy (“Nordic Fit Mama””) käsittelee henkilötietoja; kuten mitä henkilötietoja Nordic Fit Mama kerää, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa, ja mitä oikeuksia rekisteröidyllä on henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Olemme sitoutuneet suojaamaan rekisteröityjen yksityisyyttä ja noudattamaan kaikessa henkilötietojen käsittelyssä soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä kuten EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679) (”tietosuoja-asetus”) ja muuta soveltuvaa kansallista lainsäädäntöä.

Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin Nordic Fit Maman verkkosivuillaan tarjoamiin tuotteisiin ja palveluihin, verkkokaupassa, tapahtumissa, koulutustilaisuuksissa sekä markkinoinnin ja asiakasviestinnän välityksellä (”Palvelut”). Tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin henkilöihin, joiden henkilötietoja käsitellään Palvelujen yhteydessä. Lisäksi tietosuojaselostetta sovelletaan sidosryhmäviestintään sekä muiden ulkoisten kumppaniemme henkilötietojen käsittelyyn.

Verkkosivustomme voi sisältää linkkejä myös ulkoisille verkkosivustoille ja palveluihin, joita operoivat muut organisaatiot, ja joita me emme hallinnoi. Tämä tietosuojaseloste ei sovellu niiden käyttöön, joten kehotamme tutustumaan niitä koskeviin tietosuojaselosteisiin. Emme vastaa muiden verkkosivustojen tai ulkoisten palvelujen tietosuojaselosteista tai -käytännöistä (vaikka siirryt niille käyttämällä verkkosivuillamme olevia linkkejä). Tarjoamme nämä linkit vain lisätietona palvellaksemme sinua paremmin.

”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia luonnollisia henkilöitä (”rekisteröity”) koskevia tietoja, joista hänet voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuoja-asetuksessa on määritelty. Tiedot, joista rekisteröityä ei voida suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, eivät ole henkilötietoja.

2. Rekisterinpitäjä

Nordic Wellness Group Oy
Y-tunnus: 2657040-7
Osoite: Purjeentekijänkuja 5 A 12, 00210 Helsinki

Email: [email protected]

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset, käsiteltävät tiedot ja oikeusperuste

Käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat Palveluiden toteuttamisen ja Nordic Fit Maman toiminnan kannalta tarpeellisia. Käsittelemme henkilötietoja lainsäädännön mukaisesti pääasiassa seuraaviin tarkoituksiin: 

Tiedot	Esimerkkejä tietosisällöstä ja käyttötarkoituksesta
Yksilöinti- ja yhteystiedot	Asiakkaan tai yhtiön edustajan nimi ja sähköpostiosoite, jotka on annettu rekisteröitymisen yhteydessä. - Asiakaspalvelu ja viestintä - Väärinkäytösten estäminen
Maksu- ja laskutustiedot	Maksutiedot, asiakastunniste ja/tai muu asiakkuussuhteen yksilöivä tieto, jotka on annettu tilauksen yhteydessä. -  Asiakkaiden tilaustietojen käsittely ja maksutilanteen seuraaminen - Lakisääteisten velvollisuuksien hoitaminen (esim. kirjanpito ja muu erityislainsäädäntö) ja raportointivelvollisuuksien hoitaminen, kuten verolainsäädäntöön liittyvä raportointi
Asiakasviestintään, markkinointiin sekä  koulutuksiin ja muihin tapahtumiin liittyvät tiedot, kuten osallistujien yhteystiedot sekä rekisteröidyn antamat suostumukset ja kiellot	Asiakkaan sähköposti, joka on annettu esimerkiksi Palveluun rekisteröitymisen yhteydessä. Tietoja, joita on annettu esimerkiksi yhteydenottopyyntöjen, tilaisuuksien, chat-palvelun, palautteiden, sosiaalisen median ja/tai muun viestinnän tai tapaamisen yhteydessä. - Asiakastyytyväisyyskyselyt, muu asiakasviestintä ja markkinointi sekä koulutusten ja muiden tapahtumien järjestäminen. - Palveluihin liittyvien tiedustelujen käsittely
Muut rekisteröidyn antamat vapaaehtoiset tiedot	Tietoja, joita rekisteröity antaa rekisteröitymisen tai asiakaskyselyn yhteydessä kuten ikä, synnytyksestä kulunut aika, kuinka monta synnytystä sekä muita vastaavia tietoja liittyen synnytykseen ja sen jälkeiseen aikaan. Lisäksi tietoja, joita rekisteröity antaa Palveluiden käytön yhteydessä.   - Palveluiden tarjoaminen, suunnittelu ja kehittäminen
Sivustojen käyttöä koskevat tiedot	IP-osoite, sähköisen viestinnän tunnistamistiedot, verkkosivujen haku- ja selailutiedot, selain- ja käyttöjärjestelmätiedot. - Palveluiden kohdentaminen asiakkaille ja potentiaalisille asiakkaille, analytiikka. käyttäjäkokemuksen parantaminen sekä verkkosivustomme käyttäjäliikenteen seuranta - Palveluiden suunnittelu ja kehittäminen

 

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on pääasiassa rekisteröidyn ja Nordic Fit Maman välisen sopimuksen toteuttaminen tai valmistelu ja Nordic Fit Maman oikeutetut edut. Oikeutettuihin etuihimme kuuluvat esimerkiksi ja Palveluiden hallinnointi ja kehittäminen sekä Palveluihimme liittyvien tiedustelujen hoitaminen sekä muu asiakaspalvelu ja asiakasviestintä sekä markkinointi ja markkinointitoimenpiteiden tehokkuuden ja sivustomme käyttäjäliikenteen seuranta. Kun käsittelemme henkilötietoja perustuen oikeutettuun etuun, punnitsemme käsittelyn hyödyt ja mahdolliset haitat rekisteröidylle ja olemme arvioineet, että rekisteröityjen oikeudet ja edut eivät syrjäytä oikeutettua etua.

Kun käsittelemme henkilötietoja lainsäädännön vaatimusten noudattamiseksi tai raportointivelvoitteidemme hoitamiseksi, käsittelyn oikeusperusteena on ensisijaisesti oikeudellinen velvoite. Kun henkilötietoja käytetään sähköiseen suoramarkkinointiin, markkinointi perustuu lain edellytysten mukaisesti suostumukseen, jonka voit perua milloin tahansa. Rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa tällaista suoramarkkinointia.

4. Henkilötietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietoja niin pitkään kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai ellei henkilötietoja tarvita oikeudenkäyntiä tai vastaavan erimielisyystilanteen selvittämistä varten. Tämän jälkeen henkilötiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa tai muutetaan anonyymeiksi.

Henkilötietojen säilyttämisen välttämättömyyttä, kuten myös tietojen oikeellisuutta tarkistetaan säännöllisesti. Asiakastietoja ja muuta asiakassopimuksiin liittyvää materiaalia säilytetään lakisääteisten ja sopimukseen perustuvien velvoitteiden ja vastuiden takia pääasiallisesti 10 ajan verovuoden tai kirjanpitokauden päättymisestä. Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen säilytysajoista.

5. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja voidaan siirtää Nordic Fit Maman kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden välillä tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti.

Lisäksi voimme käyttää henkilötietojen käsittelyssä erilaisia palveluntarjoajia ja muita yhteistyökumppaneita, kuten Palveluiden teknisen toteutuksen tarjoajat sekä kirjanpito- ja taloushallinnon palveluntarjoajia, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. Lisätietoja näistä tahoista annetaan pyynnöstä.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille tahoille lainsäädännön tai viranomaisen velvoittamissa tilanteissa tai Palveluidemme väärinkäytösten selvittämiseksi sekä turvallisuuden varmistamiseksi. Lisäksi henkilötietoja voidaan joutua luovuttamaan oikeudenkäyntien tai vastaavien oikeudellisten menettelyiden yhteydessä.

Mikäli Nordic Fit Mama on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä, voidaan henkilötietoja joutua luovuttamaan kolmansille osapuolille.

6. Henkilötietojen siirtäminen EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Mikäli henkilötietoja siirretään EU:n/Euroopan talousalueen ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla, kuten Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen.

7. Henkilötietojen suojaus

Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia henkilötietojen turvaamiseksi. Varmistamme myös järjestelmiemme vikasietoisuuden ja tietojen palauttamismahdollisuudet.

Säilytämme tietoja asianmukaisesti tiloissa, joihin pääsyoikeus on rajattu ainoastaan sinne oikeutetuille tahoille ja suojatuissa IT-ympäristöissä. IT-ympäristöt ovat suojattu palomuureilla ja muilla asianmukaisilla toimenpiteillä.

Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on vaitiolovelvollisuus henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista. Henkilötietoihin pääsy on rajoitettu vain niille työntekijöille, jotka tarvitsevat niitä suorittaakseen tehtävänsä. Työntekijöillä ja käsittelijöillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

8. Rekisteröityjen oikeudet

• Oikeus päästä tietoihin. Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja sekä muut tietosuojalainsäädännön mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä. Rekisteröidyllä on oikeus päästä henkilötietoihin ja saada jäljennös henkilötiedoista.
• Oikeus henkilötietojen oikaisuun. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Poistamme, korjaamme ja täydennämme myös oma-aloitteisesti havaitsemamme virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.
• Oikeus henkilötietojen poistamiseen. Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista. Huomioithan, että mikäli henkilötietoja tarvitaan esimerkiksi lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisen erimielisyyden selvittämiseksi, ei poistopyyntöön pääsääntöisesti voida suostua.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen. Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnössä on epäselvyyttä, yhtiö rajoittaa henkilötietoihin pääsyä.
• Oikeus tietojen siirtämiseen. Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti oikeus vaatia toimittamiensa, automaattisesti käsiteltävien henkilötietojen siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle, käsittelyn perustuessa rekisteröidyn suostumukseen tai sopimukseen.
• Oikeus käsittelyn vastustamiseen. Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti oikeus vastustaa tietynlaista henkilötietojen käsittelyä, esimerkiksi oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa profilointia. Rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten.
• Oikeus peruuttaa suostumus. Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus perua antamansa suostumus. Suostumuksen perumisella ei ole vaikutusta sitä aiemmin suoritettuun käsittelyyn. Lisäksi rekisteröity voi kieltää suoramarkkinoinnin ja voi perua sähköistä suoramarkkinointia koskevan suostumuksen noudattamalla markkinointiviestintään sisältyviä ohjeita (esim. sähköpostiin tai tekstiviestiin liitetty tilauksen peruuttamistoiminto).

Oikeuksien käyttäminen

Voit lähettää pyynnön kirjeitse tai sähköpostitse käyttämällä yllä kohdassa 2 annettuja yhteystietoja. Voimme pyytää tarpeen mukaan lisätietoja voidaksemme täyttää edellä mainitut pyynnöt.

Käsittelemme pyyntösi saatuamme kaikki pyyntöösi liittyvät tarpeelliset tiedot (ml. henkilöllisyyden varmistaminen). Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta.

Jos pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan erikseen. Voimme kieltäytyä käsittelemästä pyyntöjä, jotka ovat suhteettoman toistuvia, kohtuuttomia tai ilmeisen perusteettomia.

9. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti. Suomen tietosuojaviranomaisen yhteystiedot löydät täältä.

10. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan joutua muuttamaan ajoittain tarpeen vaatiessa.  Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen. Kehotammekin säännöllisesti tarkistamaan tietosuojaselosteen muutosten havaitsemiseksi. Olennaisista muutoksista ilmoitamme erikseen rekisteröidyille.

Tietosuojaseloste on julkaistu 3.6.2020.